Charte d'usage de l'IA, prête à adapter pour votre équipe

Charte d'usage de l'intelligence artificielle

[Nom de la structure] : nos règles pour utiliser l'IA

Version du [date]. Responsable de la charte : [nom, fonction].

1. Pourquoi cette charte

Nous utilisons des outils d'intelligence artificielle pour gagner du temps et mieux travailler. Ces outils peuvent se tromper et ce que nous y saisissons peut sortir de notre structure. Cette charte fixe des règles simples pour en profiter sans mettre en risque nos clients, nos collègues et notre activité.

2. Les outils autorisés

Seuls les outils suivants sont autorisés pour le travail, avec les comptes fournis par la structure :

• [Outil 1, type de compte, usages autorisés]
• [Outil 2, type de compte, usages autorisés]

Tout nouvel outil doit être validé au préalable par [nom ou fonction]. Les comptes personnels gratuits ne sont pas utilisés pour des dossiers de la structure.

3. Ce que nous ne mettons jamais dans une IA

• Les mots de passe, codes d'accès et clés.
• Les données de santé et toutes les données sensibles (origine, opinions, religion, appartenance syndicale, orientation sexuelle).
• Les coordonnées bancaires, les pièces d'identité, les numéros de sécurité sociale.
• Les dossiers nominatifs de clients, d'adhérents, de bénéficiaires ou de salariés.
• Les informations confidentielles : [exemples propres à la structure : prix de revient, projets, contrats en cours…].

Quand un exemple est nécessaire, nous anonymisons : « Client A », chiffres arrondis, aucun détail qui permette de reconnaître quelqu'un.

4. Les réglages obligatoires

• L'utilisation de nos échanges pour l'entraînement des modèles est désactivée quand l'outil le permet.
• La double authentification est activée sur les comptes.
• Les conversations sensibles sont supprimées quand elles ne sont plus utiles.

5. Nous relisons et nous restons responsables

• Tout contenu produit avec l'IA est relu par une personne avant d'être envoyé à l'extérieur (client, public, administration, partenaire).
• Chiffres, dates, noms, références juridiques et liens sont vérifiés à la source.
• L'IA ne prend aucune décision sur une personne (recrutement, sanction, évaluation, accès à un service).
• La personne qui envoie un contenu en assume la responsabilité, qu'il ait été rédigé avec ou sans IA.

6. Nous sommes transparents

• Nous indiquons qu'une image, une vidéo ou une voix réaliste a été générée par IA.
• Si un agent conversationnel répond à nos clients, nous le signalons.
• Nous prévenons les participants avant d'enregistrer ou de transcrire une réunion.
• Nous ne générons jamais l'image ou la voix d'une personne sans son accord écrit.

7. Nous nous formons

Chaque personne qui utilise l'IA reçoit une information sur ses usages, ses limites et ses risques, adaptée à son poste. La structure garde une trace de ces actions (date, participants, contenu), conformément à l'obligation de maîtrise de l'IA du règlement européen sur l'IA.

8. Nous signalons

En cas d'erreur (donnée sensible collée, contenu erroné envoyé, tentative d'arnaque), nous prévenons tout de suite [nom ou fonction]. Signaler une erreur n'est jamais reproché : c'est ce qui permet de la corriger.

Toute demande inhabituelle de virement ou de changement de coordonnées bancaires est vérifiée par un second canal, même si elle semble venir de la direction.

9. Nous gardons la main

Nos consignes, modèles et automatisations utiles sont documentés hors des outils. Pour chaque usage important, nous savons comment faire sans l'outil.

10. Révision

Cette charte est revue au moins [une fois par an] et à chaque nouvel outil.

Lu et compris le [date], par [nom]. Signature : [signature]